Pierwsza kolonia od strony prawnej

Zapisywanie na kolonię

Gdy już jesteście pewni wyboru organizatora wypoczynku naszego dziecka oraz tematyki obozu, nadchodzi moment dopełnienia formalności. Pierwszą czynnością jest oczywiście wpisanie dziecka na listę kolonijną i określenie terminu turnusu, który wybieramy. Zwykle zapisu dokonuje się poprzez rozmowę telefoniczną bądź mailowo. Oczywiście musimy otrzymać informację zwrotną, że dziecko zostało wpisane na listę! Gdy tak się stanie, zwykle tego samego dnia otrzymamy mailowo plik dokumentów do przeczytania oraz podpisania. Należy je bardzo uważnie przeczytać i wypełnić zgodnie ze wskazówkami od nadawcy. W razie jakichkolwiek wątpliwości mamy prawo prosić o wyjaśnienie lub doprecyzowanie warunków zawieranej umowy. Wypełnione i podpisane dokumenty wysyłamy zwykłą pocztą na wskazany adres.

Najważniejsze dokumenty

Na pierwsze miejsce z pewnością zasługują dwa: umowa oraz karta kwalifikacyjna.Umowa określa, jaką usługę kupujemy, ile za nią zapłacimy i na jakich zasadach. Będzie zawierać pełne dane organizatora oraz dziecka. Sprawdźmy, czy cena obozu zawiera dojazd kolonijny czy nie (zwykle nie zawiera).

Zwróćmy uwagę na opis w nagłówku: „organizator” lub „agent”. Organizator tworzy obóz, zatrudnia kadrę, odpowiada za program, wystawia faktury. Agent sprzedaje obóz. Oczywiście jedną i drugą funkcję może pełnić ta sama firma.

Karta kwalifikacyjna to dokument, który prawie w całości wypełnia rodzic. Umieszcza się w niej dokładne dane dziecka oraz opisuje ewentualne problemy zdrowotne, podaje daty najważniejszych szczepień, zwykle znajduje się na niej też miejsce na zasygnalizowanie szczególnych potrzeb dziecka i/lub charakterystykę zachowania dziecka (ten fragment może wypełnić także wychowawczyni szkolna). Te wiadomości są poufne i nie zostaną udostępnione nikomu niepowołanemu. Ze względów bezpieczeństwa rodzicowi nie wolno zataić przed organizatorem faktu przyjmowania leków przez dziecko, alergii czy np. szczególnych fobii. Wypełnioną kartę kwalifikacyjną wręczamy na zbiórce przed odjazdem osobie odpowiadającej za kolonijny transport. Czasami organizatorzy wymagają odesłania karty wcześniej, aby przekonać się, czy dziecko kwalifikuje się na dany rodzaj obozu.

Pozostałe dokumenty

Warunki uczestnictwa – regulują obowiązki obu stron zawierających umowę, czyli klienta i organizatora. Mogą stanowić całość z umową lub figurować jako załącznik. „Warunki” mogą być dość obszernym dokumentem, ale należy je przeczytać w całości, aby uniknąć nieporozumień. Najważniejsze, aby zwrócić uwagę na zasady: rezygnacji z kolonii i wysokość zwrotu wpłaconych pieniędzy (np. w przypadku choroby dziecka czy zmiany planów), zasady odbywania się kolonii, czyli np. termin, w jakim organizator musi powiadomić klientów o odwołaniu imprezy, w jakich przypadkach może imprezę odwołać i co wtedy oferuje klientowi przyjęcia na kolonię, czyli jakich formalności i w jakich terminach należy dopełnić, by dziecko nie zostało skreślone z listy uczestników.

Regulamin dojazdów – może być zawarty w „warunkach uczestnictwa” lub być oddzielnym dokumentem. Najważniejszą kwestią, o której musimy doczytać, jest termin ewentualnego odwołania dojazdu kolonijnego w przypadku nieuzbierania się odpowiedniej grupy chętnych z danego miasta.  W regulaminie dojazdów często wskazanych jest kilka środków transportu jako możliwych do wyboru organizatora. Powinna się znaleźć w nim klauzula, że dzieci niepełnoletnie podróżują zawsze pod opieką kadry.

Warunki ubezpieczenia – na każdej legalnej kolonii każdy kolonista jest ubezpieczony od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) i cena tego ubezpieczeni jest zawarta już cenie kolonii. Jest ono podobne we wszystkich ofertach na rynku, ale oczywiście pochodzić może od różnych ubezpieczycieli, więc będzie się różnić szczegółami. Ogólnie mówiąc, ubezpieczenie gwarantuje nam rekompensatę pieniężną w przypadku nieszczęśliwego wypadku na kolonii, np. złamania ręki przez dziecko. Ubezpieczenia są zwykle do kwoty 5 tys. zł lub 10 tys. zł. Na naszą prośbę organizator musi okazać szczegółowe warunki ubezpieczenia i w razie potrzeby podać kontakt do firmy, która będzie wypłacać odszkodowanie.

Oferta – szczegółowy opis kolonii lub obozu, który kupujemy. Musi zawierać wszystkie informacje o programie, żywieniu, pełne dane adresowe ośrodka, gdzie dzieci będą zakwaterowane. Unikajmy organizatorów, którzy zbyt lakonicznie opisują własną ofertę, może to oznaczać, że nie mają pomysłów na zajmowanie się dziećmi cały dzień.

Inne dokumenty – w przypadku wyjazdu na obozy hobbystyczne, np. nurkowe czy jeździeckie, organizator może wymagać dodatkowych pozwoleń na uprawianie przez dziecko danego sportu i zaświadczeń od lekarza. Może to być też druk na podpisanie zgody na uczestniczenie dziecka w zajęciach np. w parku linowym. Rodzic może dołączyć swoje oświadczenia lub upoważnienia np. o odbiorze dziecka z kolonii przez wskazaną przez niego osobę.